Tại sao công ty sợ chữ “hệ thống” trong khi nó chỉ là 5 thứ đơn giản này.
Năm đó xưởng Nhã ngập nước tới mắt cá.
Mưa Sài Gòn trút như đổ.
10 người 15 máy xắn quần lội nước kê vải lên cao.
Nhã sợ nhất một điều: nếu Nhã bệnh một ngày, cả xưởng đứng hình.
Mọi câu hỏi chạy về Nhã.
Nhã là cái nút thắt cổ chai của chính công ty mình.
Bạn cũng đang sống vậy.
Đi du lịch điện thoại reo không ngớt.
Nửa đêm nhân viên nhắn “chị ơi cái này làm sao”.
Bạn không nghỉ được một ngày trọn vẹn, vì cả bộ máy nằm trong đầu bạn.
Nhiều năm sau Nhã rời nhà máy 7 ngày, tắt máy, mà xưởng vẫn chạy ro ro.
Không phải vì Nhã giỏi hơn ngày xưa.
Mà vì Nhã đã dựng được cái gọi là “hệ thống”.
Bạn sợ chữ hệ thống vì tưởng nó là xấp quy trình dày cộp để trên kệ không ai đụng.
Nhưng hệ thống thật không nằm trên kệ.
Hệ thống thật chỉ là 5 cái cột giữ cho công ty đập chung một nhịp tim.
Để Nhã kể bạn nghe từng cột một.
CỘT 1 — MỤC TIÊU CÔNG TY
Cả thuyền biết đang chèo về đâu.
Nhã từng hỏi tổ trưởng “tháng này làm tốt không”.
Được trả lời gọn lỏn “ai cũng cật lực”.
Nhưng “cật lực” không phải là con số.
Mỗi người chèo một hướng mà cứ tưởng đang đi chung một đường.
Nhã đổi cách hỏi: “tháng này ra bao nhiêu áo, lỗi mấy phần trăm, giao đúng hẹn mấy đơn”.
Mục tiêu là con số rõ tới mức ai cũng đọc được, không cần sếp dịch lại.
Có một buổi Nhã thử đi một vòng xưởng, hỏi riêng từng tổ “đích tháng này là gì”.
Tổ cắt nói “cắt cho nhanh”.
Tổ may nói “may cho đẹp”.
Tổ đóng gói nói “làm cho kịp”.
Ba câu trả lời, ba cái đích khác nhau, mà ai cũng nghĩ mình đúng.
Đó là ngày Nhã hiểu: không có đích chung thì mỗi người tự đặt một đích riêng.
Bạn thử tự chấm xem.
Hỏi đội bạn “tháng này thắng hay thua đo bằng gì”.
Nếu mỗi người trả lời một kiểu, Cột 1 của bạn chưa dựng.
Dấu hiệu cột này đang gãy: cuối tháng ngồi tổng kết, người khen người chê cùng một kết quả, vì chẳng ai có chung một thước đo để nhìn.
CỘT 2 — CON NGƯỜI.
Đúng người đúng chỗ, và luôn có người thay được bạn.
Nhã từng giữ khư khư việc khó vì sợ giao ra là hỏng.
Nhưng giữ mãi thì Nhã thành cái trần nhà của công ty.
Công ty chỉ cao bằng đúng sức một mình Nhã, không hơn được một phân.
Nhã chọn người, dạy họ làm cái việc trước đây chỉ mình Nhã làm.
Họ làm sai thì Nhã sửa.
Được sửa thì họ lớn.
Lớn rồi thì họ gánh, Nhã rảnh tay lo việc lớn hơn.
Nguyên tắc Nhã giữ: luôn có người số 2 thay được người số 1, kể cả thay chính bạn.
Hình dung một cảnh đơn giản.
Chị tổ trưởng giỏi nhất xưởng xin nghỉ một tuần về quê có việc.
Nếu cả tổ đó khựng lại, đơn hàng dồn đống, thì chị ấy không phải tài sản — chị ấy là một lỗ hổng đang chờ ngày bục.
Người giỏi mà không có người kế bên học theo, là rủi ro chứ chưa phải chỗ dựa.
Bạn thử tự chấm xem.
Mai bạn nằm viện một tuần, có ai gánh được phần cốt lõi của bạn không.
Nếu câu trả lời là “không ai cả”, thì Cột 2 của bạn đang gãy.
Dấu hiệu cột này đang gãy: cứ có một người nghỉ là cả khâu đứng lại chờ, và bạn nghe câu “phải đợi anh đó về mới làm được” lặp đi lặp lại.
CỘT 3 — QUY TRÌNH.
Việc chạy theo CÁCH làm, không chạy theo trí nhớ của sếp.
Quy trình nghe to tát vậy thôi, chứ không phải cuốn sách dày.
Nó chỉ là: một việc lặp đi lặp lại thì có một cách làm cố định, ai vào cũng cho ra kết quả giống nhau.
Đêm hàng Gore cả đội thức trắng.
Vì cách may đúng nằm gọn trong đầu một hai người thợ cứng tay.
Người đó mệt, người đó nghỉ, là cả dây chuyền lúng túng đứng nhìn nhau.
Đêm đó Nhã thấm: cái biết nằm trong đầu một người thì không phải tài sản công ty, nó là tài sản riêng của người đó.
Vậy nên việc của bạn là kéo cái trong đầu một người ra thành cách làm chung.
Không cần văn vẻ.
Chụp vài tấm hình.
Ghi ra mấy bước.
Dán ngay tại máy cho người làm nhìn thấy.
Thử tưởng tượng người mới vào ngày đầu.
Nếu họ phải đi hỏi vòng vòng năm người mới biết một việc làm sao cho đúng, thì việc đó chưa có quy trình.
Nếu họ nhìn tờ dán tại máy là làm được bảy tám phần, thì cột này đang đứng.
Bạn thử tự chấm xem.
Việc quan trọng nhất trong ngày của công ty, nếu người đang làm nó nghỉ, người khác có tờ hướng dẫn nào để cầm lên làm ngay không.
Dấu hiệu cột này đang gãy: cùng một việc mà mỗi người làm một kiểu, kết quả lúc tốt lúc xấu, và mỗi lần hỏi “sao làm vậy” thì nghe “em quen tay vậy rồi”.
CỘT 4 — DỮ LIỆU.
Quyết bằng con số, đừng quyết bằng linh cảm.
Nhã từng suýt bỏ một mã hàng chỉ vì cảm giác “mã này phiền quá”.
Ngồi cộng sổ lại mới giật mình: đó là mã lời nhất xưởng.
Linh cảm của Nhã suýt cắt đi đúng cái nuôi cả xưởng.
Dữ liệu là cái phanh giữ bạn khỏi lao theo cảm tính.
Không cần phần mềm xịn tiền triệu.
Chỉ cần một cuốn sổ với vài con số trung thực.
Làm ra bao nhiêu.
Lỗi bao nhiêu.
Giao trễ mấy đơn.
Mã nào lời, mã nào lỗ.
Một câu chuyện nhỏ hay gặp ở xưởng may.
Có mã bán chạy ai cũng khen, tháng nào cũng làm nhiều.
Nhưng cộng kỹ chi phí vải hao với công sửa lỗi vào, hóa ra mỗi cái lời chẳng bao nhiêu, có khi còn lỗ.
Cái “bán chạy” mà mắt thấy, và cái “có lời” mà sổ ghi, nhiều khi là hai chuyện khác hẳn nhau.
Bạn thử tự chấm xem.
Quyết định lớn gần nhất của bạn dựa trên con số ghi ra giấy, hay dựa trên cảm giác trong bụng.
Dấu hiệu cột này đang gãy: mỗi lần cần quyết, cả nhà ngồi cãi nhau bằng “tôi thấy”, “tôi nghĩ”, “hình như”, mà không ai mở ra được một con số để chốt.
CỘT 5 — NHỊP HỌP
Cả bộ máy đập chung một nhịp.
Đây không phải kiểu họp lê thê ngồi từ sáng tới trưa.
Mà là cuộc gặp ngắn, đều đặn, đúng giờ, để vấn đề lộ ra sớm khi nó còn nhỏ.
Xưởng Nhã mỗi sáng đứng đúng 15 phút.
Hôm qua ra được bao nhiêu.
Hôm nay làm gì.
Có gì đang kẹt.
Một cái kẹt nói ra buổi sáng thì sửa được trong ngày.
Nhưng cùng cái kẹt đó mà giấu đi, ba ngày sau nó thành đơn trễ, khách giận, mất tiền, mất luôn cả niềm tin.
Một lần khác Nhã nhớ mãi.
Một anh thợ sáng đó lí nhí “máy em hơi kẹt chỉ”, Nhã tưởng chuyện nhỏ nên bỏ qua.
Trưa máy đứng hẳn, nguyên chuyền sau lưng anh ấy ùn lại chờ.
Một câu nói ra mà không ai dừng để nghe cho tới, thì nói cũng như không.
Nhịp họp không chỉ là gặp nhau, mà là gặp nhau để cái nhỏ được nghe trước khi nó kịp lớn.
Bạn thử tự chấm xem.
Đội bạn có một cuộc gặp ngắn cố định mỗi ngày hoặc mỗi tuần, đúng giờ, ai cũng biết, hay chỉ họp khi đã có chuyện cháy nhà.
Dấu hiệu cột này đang gãy: bạn toàn biết tin xấu khi nó đã thành sự cố to, chứ không ai báo cho bạn lúc nó mới chớm.
SỰ KẾT HỢP CỦA 5 CỘT TRONG CÔNG TY
Giờ ghép 5 cột lại với nhau.
Mục tiêu cho biết cả thuyền chèo về đâu.
Con người là người cầm chèo.
Quy trình là cách chèo sao cho đều tay.
Dữ liệu cho biết thuyền đang đi nhanh hay chậm.
Nhịp họp giữ cho tất cả khua mái cùng một nhịp.
Năm cột này không đứng rời nhau, chúng tựa vào nhau mà đứng.
Có mục tiêu rõ mà không có người gánh, thì đích chỉ nằm trên giấy.
Có người giỏi mà không có quy trình, thì người nghỉ là cái biết đi theo luôn.
Có quy trình mà không có dữ liệu, thì bạn chạy đều nhưng không biết mình đang đi đúng hay đi lạc.
Có dữ liệu mà không có nhịp họp, thì con số nằm im trong sổ, chẳng biến thành hành động.
Rút bất kỳ một cột nào, bốn cột còn lại liền lung lay theo.
Vậy nên đừng cố dựng cả năm cột trong một tuần.
Hãy nhìn lại đội mình, cột nào đang yếu nhất thì bắt đầu từ chính cột đó.
Phần lớn chủ xưởng Nhã gặp đều thủng nặng nhất ở Cột 3 và Cột 2 — mọi thứ nằm trong đầu vài người, không ai thay được ai.
Nếu bạn cũng vậy, hãy bắt đầu bằng việc kéo một việc quan trọng ra khỏi đầu một người, viết thành cách làm chung, rồi tập cho người thứ hai làm được.
Một cột đứng vững rồi, dựng cột kế tiếp sẽ nhẹ hơn nhiều.
Ngày Nhã rời nhà máy 7 ngày mà mọi thứ vẫn chạy, thật sự không có phép màu nào hết.
Chỉ là 5 cái cột đã đứng đủ vững để không còn cần Nhã làm cái nút thắt nữa.
CUỐI CÙNG
Hệ thống không phải cuốn cẩm nang dày cộp nằm im trên kệ. Hệ thống là 5 cái cột giữ cho công ty đập chung một nhịp tim — kể cả khi trái tim cũ là bạn bước ra ngoài 7 ngày.
Muốn biết công ty mình đang vững cột nào gãy cột nào, Nhã có bộ checklist tự chấm 5 trụ cột, ngồi 10 phút là ra. Để lại email hoặc số điện thoại, Nhã gửi món quà tiếp theo này.